5+ bí kíp giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày: Đừng để 8 tiếng ở văn phòng trôi qua lãng phí

Hãy dành vài phút để nghĩ về ngày một ngày điển hình của bạn, từ khoảnh khắc bạn bắt đầu công việc cho tới khi hoàn thành mọi nhiệm vụ. Trong từng ấy thời gian bạn dành cho công việc, có bao nhiêu tiếng bạn thực sự tập trung làm? Có bao nhiêu tiếng bạn bị xao nhãng?

Một nghiên cứu mới đây tại Anh đã chỉ ra, nhân viên công sở chỉ có thể làm việc hiệu quả trong vòng 2 tiếng 53 phút mỗi ngày đi làm. Đây là một kết quả khiến nhiều người bất ngờ. Tuy nhiên, điều đáng lo hơn cả là cách mà mọi người sử dụng thời gian ở nơi làm việc. Đa số người tham gia nghiên cứu cho biết, họ dành thời gian để lướt mạng xã hội, đọc báo, chat với bạn bè, pha trà, gọi điện… trong lúc làm việc. 

Để có thể làm được nhiều hơn trong một thời gian ngắn, bạn phải chấp nhận sự thật là phương pháp bạn đang dùng không thực sự hiệu quả. Chỉ có thay đổi mới giúp hiệu suất làm việc của bạn được cải thiện.

Tính toán thời gian là mấu chốt để làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày

Bước đầu tiên để cải thiện hiệu suất là thực hiện các công việc hàng ngày vào khung giờ mà bạn cảm thấy giàu năng lượng nhất.

Không phải ai cũng tràn trề năng lượng vào cùng một thời điểm trong ngày. Mỗi người có một loại thời sinh học (chronotype) khác nhau, quyết định đến mức năng lượng tại từng thời điểm nhất định trong ngày. Bạn có thể tập luyện để điều chỉnh loại thời sinh học của mình, nhưng tốt nhất vẫn nên tuân theo cơ thể tự nhiên của mình.

Có những người thuộc kiểu “chim sớm”, hoạt động hiệu quả nhất vào buổi sáng; có những người thuộc kiểu “cú đêm”, năng lượng dồi dào nhất vào buổi tối. Dù sở hữu loại thời sinh nào, mọi người đều phải làm những việc giống nhau: ngủ, ăn, tập thể dục, học hành, làm việc… Thay vì chống lại nhịp sinh học tự nhiên của cơ thể, bạn nên điều chỉnh hoạt động sao cho vừa với khung giờ mà bạn cảm thấy giàu năng lượng nhất.

Bắt đầu ngày mới với nhiều năng lượng nhất

Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao mình làm được nhiều việc hơn vào thứ Hai thay vì thứ Sáu không? Đó là bởi vì năng lượng của bạn thường được nạp đầy vào đầu tuần, cho phép bạn làm việc hiệu quả nhất. Khi cơ thể mệt mỏi, bạn sẽ chẳng thể làm gì dù cần dù muốn đến đâu đi nữa.

Sau thứ Tư, chúng ta thường cảm thấy kiệt sức và uể oải. Đây là điều hết sức bình thường. Chỉ cần nghỉ ngơi đầy đủ, bạn sẽ có đủ năng lượng để giải quyết những việc cần làm, kể cả những nhiệm vụ “khó nhằn” nhất. 

Tối đến, bạn nên dứt khoát từ chối công việc và ngủ đủ 8-9 tiếng. Đừng coi thường tầm quan trọng của giấc ngủ vì nó sẽ quyết định bạn có phục hồi đủ năng lượng cho ngày mới hay không. Hầu hết chúng ta đều ngủ quá ít do công việc thường ngày cứ chồng chất lên nhau.

Nếu có thể, hãy mạnh dạn nói không với công việc vào cuối tuần: không kiểm tra email, không cập nhật mạng xã hội. Bạn có thể sẽ thấy hơi khó khăn lúc ban đầu vì thiếu điện thoại và máy tính. Tuy nhiên, nếu kiên trì thực hiện, bạn sẽ có rất nhiều năng lượng để xử lý công việc vào hôm sau.

Lập danh sách những việc cần làm từng ngày một

Nếu nhìn vào tất cả những việc cần làm trong tuần, bạn sẽ cảm thấy choáng ngợp và không biết phải bắt đầu từ đâu. Thay vào đó, hãy chỉ liệt kê những việc bạn cần làm vào ngày hôm sau và cố gắng hoàn thành chúng trước khi tạo một danh sách mới.

Cuối giờ làm việc, bạn nên dành khoảng 20 phút để viết ra 5 thứ mình muốn hoàn thành vào ngày hôm sau. Bằng cách này, bạn sẽ có đủ thời gian để chuẩn bị cho những mục tiêu quan trọng nhất của mình.

Julie Morgenstern - tác giả cuốn “Never Check Email In The Morning” - cho biết: “Nếu chờ tới sáng hôm sau mới bắt đầu lập kế hoạch thì quá muộn, bởi công việc của ngày mới đã ập tới rồi”. 

Muốn tốt hơn nữa, bạn có thể lập một danh sách lớn gồm những thứ phải làm trong tuần, sau đó chọn ra 1-2 thứ để bỏ vào danh sách những việc cần làm trong ngày mỗi tối.

Kiểm soát năng lượng thay vì thời gian

Làm việc tập trung trong một khoảng thời gian ngắn sẽ giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn là kéo dài cả ngày trong tình trạng uể oải. Bạn chỉ có làm việc hiệu quả nếu biết quản lý năng lượng, thời gian và sự chú ý của mình.Nếu cứ phung phí năng lượng mà không dành thời gian để nạp lại, sớm muộn gì bạn cũng cảm thấy kiệt sức. Tình trạng này càng kéo dài, hiệu suất công việc sẽ càng giảm.

Do đó, hãy bắt bản thân hoàn thành từng việc một trong thời gian cụ thể, cũng như lên kế hoạch nghỉ ngơi giữa giờ hợp lý. Nếu dồn quá nhiều năng lượng vào một việc duy nhất, bạn sẽ nhanh chóng cạn kiệt năng lượng và không thể tiếp tục.

Hiệu quả không phải là bạn làm việc được bao nhiêu giờ, mà là bạn quản lý năng lượng của mình tốt như thế nào.

Nếu thấy uể oải sau 3h chiều mỗi ngày, cố gắng làm việc tiếp cũng chẳng để làm gì. Khi làm việc kém hiệu quả, kết quả cuối cùng cũng không thể tốt được. Do đó, những lúc như thế bạn nên đi bộ hoặc chợp mắt khoảng 10-20 phút để lấy lại năng lượng. Khoa học đã chứng minh, nghỉ ngơi giữa giờ có thể cải thiện độ tập trung lên tới 16%.

Xây dựng thói quen để sẵn sàng khởi động ngày mới

Đối với nhiều người, bắt tay vào làm có lẽ là chướng ngại vật khó vượt qua nhất.

Nếu không biết phải làm gì đầu tiên vào sáng sớm, bạn rất dễ lãng phí thời gian và “chầy bửa”.

Để giải quyết vấn đề này, bạn cần phải xây dựng một thời gian biểu hợp lý để nhắc nhở não bộ và cơ thể đã đến lúc làm việc. Đó có thể là một chu trình đơn giản: lái xe đi làm, uống một tách cà phê, dọn bàn, nhìn kế hoạch và bắt tay vào việc.

Bạn cũng có thể đeo tai nghe để loại bỏ tiếng ồn, giúp mình không bị sao nhãng. Ngoài ra, nghe nhạc cũng là một cách hay để cải thiện tâm trạng trong lúc làm việc.

Đặt deadline bắt buộc

Có nhiều thời gian để làm việc không có nghĩa là bạn sẽ hoàn thành được nhiều nhiệm vụ hơn. Trên thực tế, một số nghiên cứu đã chỉ ra, tốc độ xử lý công việc thường tăng lên khi bạn bị giới hạn về mặt thời gian.

Chẳng hạn, khi có cả buổi sáng hay buổi chiều để hoàn thành một công việc, bạn sẽ hoàn thành nó, nhưng vẫn kịp uống cà phê, kiểm tra email, cập nhật mạng xã hội. Tuy nhiên, nếu chỉ có 1 tiếng đồng hồ để hoàn thành công việc, bạn sẽ phải dồn toàn bộ tinh thần và sức lực vào nó. Vì vậy, deadline bắt buộc sẽ đem lại hiệu quả cao khi bạn có nhiều việc phải làm.

Bạn có thể dùng đồng hồ đếm ngược để giới hạn thời gian hoàn thành công việc. Nó sẽ liên tục nhắc nhở bạn phải tập trung trước khi chạm mốc deadline đã đặt ra.

Khi biết xây dựng thời gian biểu, kiểm soát năng lượng và hiểu rõ nhịp sinh học của mình, bạn sẽ làm được nhiều hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn, tiết kiệm công sức và giảm stress. Do đó, bạn phải biết ưu tiên những công việc quan trọng nhất trong ngày để có thể làm việc một cách hiệu quả và năng suất nhất.

Xem thêm: 8 nghề tay trái giúp bạn kiếm tiền nhanh chóng dù chỉ làm việc tại gia: Cơ hội làm giàu là đây!