Quy luật Parkinson: Bí quyết giảm thời gian hoàn thành công việc, sớm thoát cảnh bù đầu deadline

Trì hoãn không phải của riêng ai

Chắc hẳn chúng ta đã từng rơi vào tình trạng này ít nhất 1 lần: Bạn được giao một công việc nọ nhưng hạn nộp rất xa. Mặc dù biết bản thân phải hoàn thành công việc này ngay, nhưng bạn lại không chú tâm làm nó. 

Bẵng đi một thời gian, bạn nhận ra mình chỉ còn 2 ngày tới là deadline nhưng bạn chưa làm gì cả. Bạn bắt đầu lo sợ, hoảng loạn và tức tốc làm việc ngay. Bạn đọc lướt qua tài liệu, làm việc với tốc độ ánh sáng. Thậm chí, bạn còn uống thật nhiều cafe, tìm mọi cách để bản thân tỉnh táo và hoàn thành công việc trong 2 ngày cuối. Rất may là bạn đã hoàn thành công việc được giao đúng hạn.

Chiến lược này nghe có vẻ rất hiệu quả, và thực sự là bạn đã gửi xong công việc đúng hạn. Thế nhưng, bạn sẽ gặp rắc rối những ngày sau đó vì mệt mỏi, vì thiếu ngủ. Lẽ đương nhiên, hiệu quả công việc của bạn sẽ sụt giảm, và bạn lại bắt đầu một vòng tuần hoàn như cũ. 

Quy luật Parkinson là gì?

Lúc này, bạn cần nhìn vào một thực tế rằng, công việc thật ra không tốn quá nhiều thời gian để hoàn thành và bạn có đủ thời gian để làm xong nhưng bạn đã không làm. Trì hoãn công việc rồi buộc bản thân phải làm mọi thứ trong thời gian ngắn là thứ mà rất nhiều người đang làm mỗi ngày. Sau cùng, chúng ta làm việc kém hiệu quả hơn so với khả năng thực của mình, và dành quá nhiều thời gian vào những nhiệm vụ dễ dàng.

Có một câu châm ngôn nói về vấn đề này, và đó chính là Quy luật Parkinson. Quy luật Parkinson chính là câu mở đầu của cuốn sách "Parkinson's Law: The Pursuit of Progress" được xuất bản năm 1955 của tác giả Cyril Northcote Parkinson. Parkinson đã rút ra câu châm ngôn đắt giá này từ kinh nghiệm nhiều năm làm việc ở British Civil Service (Cơ quan Dân sự Anh).

Cụ thể: "Work expands so as to fill the time available for its completion", tạm dịch là "Công việc sẽ luôn tự kéo dài, tùy theo thời gian bạn ấn định để hoàn thành nó". Có nghĩa là, một công việc có thể hoàn thành trong 1 tiếng, sẽ kéo dài thành 1 tuần nếu bạn cho phép điều đó xảy ra. 

Chúng ta thường tự cho mình quyền được trì hoãn, và tự khiến bản thân căng thẳng hơn mức cần thiết. Hãy hiểu rằng, bạn hoàn toàn có thể hoàn thành hầu hết công việc của mình chỉ trong một nửa số thời gian cần thiết và có nhiều thời gian rảnh hơn.

Làm sao để phá vỡ quy luật Parkinson?

Hãy cố gắng thừa nhận và hiểu rõ về quy luật Parkinson. Dưới đây là một số chiến lược để bạn lấy lại quyền làm chủ thời gian của mình:

Ấn định thời hạn hoàn thành

Đầu tiên, hãy viết ra tất cả những công việc bnaj cần làm trong ngày. Sau đó, hãy đặt ra cho mỗi công việc một deadline và thời hạn nhất định để làm chúng. 

Đa số chúng ta thường trì hoãn những công việc tự mình đặt ra thay vì các công việc được sếp giao. Đó là vì bạn biết rằng nếu bạn không làm thì bạn cũng chẳng có hậu quả gì. Vì thế, hãy thử nhờ một người thân thiết  đưa ra phần thưởng hoặc hình phạt để buộc bạn phải có trách nhiệm với những công việc ấy.

Theo dõi thời gian

Việc theo dõi thời gian sẽ giúp bạn xác định được mỗi hành động sẽ chiếm bao nhiều thời gian. Điều đó giúp bạn xác định được cách bạn sử dụng thời gian cũng như lượng thời gian mà bạn đã tiêu tốn vào việc sao lãng. Hãy ước đoán chuẩn xác hơn về lượng thời gian dành cho một công việc nhất định. Sau đó, đừng ngại thách thức chính mình bằng việc hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn khoảng thời gian dự định.

Hoàn thành công việc trong thời gian ngắn

Hầu hết chúng ta thường chỉ lên lịch công việc hằng ngày theo kiểu: 9 giờ làm việc A, 10 giờ làm việc B. Thế nhưng, có những công việc bạn có thể làm xong chỉ trong khoảng 15-20 phút, vậy thời gian rảnh bạn sẽ làm gì? Vì thế, đừng phân chia công việc thành từng giờ một chằn chặn, hãy thử rút ngắn thời gian làm việc.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng kỹ thuật Pomodoro: Làm việc như đang chạy nước rút và hoàn toàn tập trung vào một công việc trong vòng 25 phút, sau đó dành 5 phút để thư giãn.

Chia nhỏ công việc hoặc dự án

Có một số dự án quá phức tạp và rắc rối mà bạn không biết phải bắt đầu từ đâu, và chúng thường khiến bạn tốn nhiều thời gian hơn mức cần thiết. Thực tế, những dự án lớn chỉ là một nhóm nhiều công việc nhỏ hơn mà thôi. Vì thế, hãy chia dự án thành các phần việc đơn lẻ, và dần dần hoàn thành chúng. Đừng quên đặt thời gian hoàn thành trong từng việc, nhờ đó bạn sẽ xác định được thời gian hoàn thành toàn bộ dự án.

Đặt thời gian dừng làm việc

Chăm chỉ làm việc là rất tốt, nhưng kéo công việc về nhà thì không nên. Không ít người đã để cho công việc mở rộng và chiếm hết toàn bộ thời gian thừa dư ra. Điều này khiến họ chẳng còn thời gian nghỉ ngơi, thư giãn hay làm bất cứ thứ gì mình thích.

Hãy đặt ra một mốc thời gian để kết thúc công việc ở công ty. Chẳng hạn, nếu toàn bộ "to-do-list" của bạn là phải hoàn thành trước 5 giờ chiều, thì hãy làm hết việc trước thời hạn đó, và nhất định không được đem công việc về nhà. Chỉ cần làm được như vậy, chắc chắn bạn sẽ phải bất ngờ về tốc độ xử lý công việc nhanh gọn của mình. Và khi không còn phải đau đầu với cả núi công việc, bạn sẽ có nhiều thời gian rảnh hơn để thư giãn, tận hưởng và làm bất cứ điều gì bạn thích.

Theo Addicted 2 Success

Xem thêm: Tỷ phú Ray Dalio hé lộ 3 bước đột phá khiến "tiền đẻ ra tiền" mà các nhà đầu tư non trẻ nên biết