8 sai lầm trong quản lý thời gian khiến bạn nghèo khó: Muốn năm 2024 khởi sắc, nhớ thay đổi ngay

Quản lý thời gian là một điều rất quan trọng, nhưng chúng ta lại thường ngó lơ. Ước tính, 82% mọi người không có hệ thống quản lý thời gian. Và, trong quan điểm của tôi, điều đó có thể dẫn đến sự hỗn loạn.

Rất may, điều này hoàn toàn có thể khắc phục được. Dưới đây là 8 sai lầm trong quản lý thời gian khiến bạn khốn khó, cần sửa ngay trước khi bước sang năm 2024:

Rơi vào bẫy thời gian

Chúng ta luôn nghĩ rằng, quản lý thời gian tốt là làm càng nhiều việc cùng lúc càng tốt. Thực ra, đó là bẫy khiến chúng ta gặp sai lầm.

Dane Jensen cho rằng: "uản lý thời gian hứa với chúng ta rằng nếu chúng ta hình thành nên thói quen làm mọi thứ hiệu quả hơn, chúng ta có thể tạo ra không gian để chứa tất cả những việc cần làm của mình một cách thoải mái. Và quản lý thời gian giống như việc bạn đào một cái lỗ ở bãi biển, lỗ hổng càng lớn, thì càng có nhiều nước tràn vào để lấp đầy nó". 

Để tránh cái bẫy này, bạn nên:

- Giảm khối lượng nhiệm vụ.

- Thay thế các "quyết định" bằng các "nguyên tắc".

- Sử dụng quy ước, không phải ý chí, để giảm thiểu sự phân tâm.

Không có mục tiêu cá nhân

Sở hữu mục tiêu cá nhần là điều cần thiết để quản lý tốt thời gian. Bởi vì mục tiêu sẽ cũng cấp cho bạn đích đến phù hợp và tầm nhìn để hướng tới. Khi bạn biết mình muốn đi đâu, bạn có thể quản lý các ưu tiên, thời gian và nguồn lực của mình để đạt được điều đó.

Hãy nghĩ về những gì cần thực hiện để hoàn thành từng nhiệm vụ đó, bao gồm cả việc nhìn nhận lại bản thân, xem xét tài năng và chuyên môn của bạn, cũng như thừa nhận những điểm yếu của mình.

Tìm ra đâu là thứ cần ưu tiên

John Hall, đồng sáng lập trang Calender cho rằng: "Thay vì tin rằng mọi thứ cần phải được thực hiện ngay bây giờ, hãy xác định những hành động nào thực sự là ưu tiên của bạn. Hãy xem tính khẩn cấp, ngày đến hạn, hoặc hậu quả của việc không hoàn thành nhiệm vụ hoặc dự án".

Hãy tìm ra thứ cần ưu tiên bằng ma trận Eisenhower:

- Khẩn cấp và quan trọng. Đây nên được coi là ưu tiên hàng đầu của bạn và đáng được bạn quan tâm đầu tiên.

- Quan trọng nhưng không khẩn cấp. Hãy lên lịch những công việc này khi bạn có thời gian.

- Khẩn cấp nhưng không quan trọng. Những nhiệm vụ này có thể nên được giao hoặc thuê người khác thực hiện.

- Không khẩn cấp cũng không quan trọng. Hãy xóa hoàn toàn những mục này khỏi danh sách việc cần làm và lịch của bạn.

Chống lại đồng hồ sinh học

Có rất nhiều người nghĩ rằng, dậy sớm đồng nghĩa với thành công. Thực tế, việc dậy sớm chỉ hiệu quả nếu đó là nhịp sinh học phù hợp với bạn.

Nếu bạn là người đã quen với việc dậy sớm, điều này rất có ý nghĩa. Bạn sẽ ít có khả năng bị phân tâm khi thức dậy trước mọi người. Tuy nhiên, điều này có thể không hiệu quả nếu bạn là một con cú đêm. Tại sao? Bởi vì thay vì làm việc với đồng hồ bên trong, hay còn gọi là nhịp sinh học, bạn lại đi ngược lại chu trình.

Bận nhưng không hiệu quả

Deanna Ritchie, Tổng biên tập Calender nhận định: "Người ta nhận thấy rằng trở thành thành viên của 'giáo phái bận rộn' sẽ tạo ra phản ứng căng thẳng mãn tính trong cơ thể và tâm trí của bạn, bạn có thể gặp phải các triệu chứng như mệt mỏi, mất ngủ, đau đầu và khó chịu đường tiêu hóa hay thậm chí là các vấn đề về tim mạch.

Tuy nhiên, không đơn thuần chỉ là vấn đề sức khỏe thể chất, có mối liên hệ giữa căng thẳng và trầm cảm, hơn nữa, nó cũng có thể gây căng thẳng cho các mối quan hệ và cản trở hiệu suất làm việc của bạn".

Nói cách khách, bận rộn hoàn thành công việc quan trọng thì nên, còn bận rộn chỉ vì né cảm giác "vô dụng" thì sai lầm. Khi bận rộn, bạn bỏ lỡ những cơ hội mới và không phát huy được hết khả năng của mình. Ngoài ra, điều này khiến bạn không thể ưu tiên thời gian một cách hiệu quả, bỏ bê việc chăm sóc bản thân và không xác định được ranh giới. Ngừng gắn bản thân với hai chữ "bận rộn" và hãy học cách nói "Không".

Đánh giá thấp thời gian hoàn thành việc gì đó

Lisa Evans có chia sẻ trong Fast Company rằng: "hững người làm quá mức luôn mắc phải tội quản lý thời gian này. Họ không bao giờ muốn từ chối bất cứ một cơ hội nào nhưng lại không tính toán xem cơ hội đó sẽ chiếm hết bao nhiêu phần trăm thời gian của họ.

Nếu một nhiệm vụ mất 25 hoặc 30 phút, thì nó nên được ghi lại trên lịch của bạn. Một mẹo khác là tăng gấp đôi lượng thời gian bạn nghĩ rằng mỗi nhiệm vụ sẽ được thực hiện. Vì vậy, khi bạn dự đoán một nhiệm vụ sẽ mất nửa giờ, hãy viết lên lịch là 1h cho an toàn".

Không nghỉ xả hơi

Dù có bận rộn tới đâu, bạn cũng nhất định phải chừa thời gian nghỉ xả hơi. Giải lao giúp bạn phục hồi tinh thần cũng như thể chất, giải tỏa căng thẳng và "nạp" lại năng lượng.

Nếu không có thời gian, bạn chỉ cần những lần nghỉ giải lao nhỏ, chẳng hạn như 10 phút sau khi hoàn thành một mục trong danh sách việc cần làm.

Không giải tỏa căng thẳng

Bác sĩ và nhà thần kinh học Paul MacLean đã phát triển lý thuyết "bộ não ba ngôi" (triune brain) nổi tiếng vào những năm 1960. Dù lý thuyết của ông đã được sửa đổi, nó chủ yếu lập luận rằng tất cả chúng ta đều có ba bộ não.

David Hassell, Giám đốc điều hành của 15Five, giải thích: "Cấu trúc cổ xưa nhất là não bò sát (reptilian brain), được đặt tên như vậy vì nó được tạo thành từ thân và tiểu não. Những cấu trúc này cũng xuất hiện ở loài bò sát, động vật thiếu các thành phần não phát triển hơn được mô tả dưới đây".

Bộ não limbic (não giữa hay não tình cảm) là cấu trúc tiếp theo. Hassell cho biết thêm, bộ não limbic được sử dụng chung cho tất cả các loài động vật có vú "là nơi sinh sống của cảm xúc, ký ức và sự hung hăng", nó cũng "kiểm soát phần lớn hành vi của chúng ta."

Ông giải thích: "Khi chúng ta lo lắng về cuộc sống xã hội và các mối quan hệ của mình, chúng ta thu mình vào bộ não limbic của mình.

"Cuối cùng, con người và các loài linh trưởng khác có một cấu trúc đặc biệt gọi là vỏ não mới (Neocortex). Còn được gọi là thùy trán, nó "chịu trách nhiệm về ngôn ngữ, tư duy trừu tượng và sáng tạo"

Điều này ảnh hưởng như thế nào đến việc quản lý thời gian? "Khi mọi người cảm thấy không an toàn tại nơi làm việc, các cấu trúc não nguyên thủy hơn của họ được kích hoạt và họ không thể truy cập vào thùy trán của mình để tiến hành đổi mới", Hassell giải thích.

Ngoài ra, nỗi sợ hãi "sẽ kích hoạt não của họ bắt đầu sản xuất adrenaline và cortisol, và trí óc sáng tạo của họ sẽ ngừng hoạt động." Nói tóm lại, quản lý căng thẳng và quản lý thời gian đi đôi với nhau.

Theo Doanh nghiệp và Tiếp thị

Xem thêm: Nghịch lý kẻ lười biếng lại dễ thành công, cả Jack Ma lẫn Bill Gates đều tán thành